Vos missions

En tant que gestionnaire administratif, vous jouerez un rôle clé dans l’accueil et la gestion des étudiants pour le bon déroulement de leur scolarité notamment en participant aux temps forts de l'année scolaire (rentrée scolaire, préparation du budget annuel, organisation des conseils et jury, remise des diplômes...). Les activités principales sont les suivantes :

Pour les élèves, de la rentrée à leur départ pour affectation :

- Créer et tenir à jour les dossiers des élèves dans le logiciel informatique spécifique,

- Recueillir auprès des élèves les informations pour le traitement les demandes de bourses,

- Faire créer les comptes informatiques des élèves,

- Rédiger et fournir des attestations de scolarité, les copies de diplômes, et courrier divers,

- Préparer, faire éditer et distribuer les cartes d’étudiants,

- Gérer l’aspect administratif des stages.

Pour les vacataires

- Collecter les pièces pour établir le dossier administratif des vacataires,

- Mettre à jour les dossiers dans le logiciel informatique spécifique (statut, contrat…),

- Participer à l'élaboration du tableau mensuel des indemnités des vacataires et l'envoyer au service paye.

Pour les responsables de la Direction des Études

- Préparer les documents pour le paiement des frais d’inscription et de la CVEC,

- Gérer les confirmations de réalisation des bons de commandes,

- Mettre en forme les documents administratifs (courrier, convention, rapport…),

- Collecter les informations et besoins de dépenses et rédiger des demandes de bons de commande,

- Participer au suivi de la comptabilité annuelle par saisie des informations dans les outils de pilotage.

Et en tant que de besoin :

- Prendre des notes lors de CODIR, des conseils des études, des réunions pédagogiques, des jury,

- Rédiger des procès-verbaux et des compte-rendus,

- Contribuer à la préparation des documents pour le Conseil de Perfectionnement ou autres instances majeures.

Profil recherché

Vous maîtrisez les outils bureautique (tableur, traitement de texte, messagerie électronique).

Vous savez gérer des tâches variées, prioriser les activités, et rédiger des documents administratifs et des contrats.

Vous savez gérer le stress lors des périodes d’activité intense.

Doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de diplomatie et d’initiative.

Votre sens de l’organisation et du travail en équipe est un atout indispensable.

Vous savez accueillir des publics variés (étudiants, enseignants, chercheurs) et savez échanger avec eux dans un esprit de service et de bienveillance.

Atout du poste :

- Un environnement dynamique et collaboratif : vous travaillerez au sein d’une équipe impliquée et bienveillante, sous la supervision du Directeur Adjoint des Études, en lien avec différents services tels que les relations internationales ou la vie étudiante.

- Une mission essentielle pour la réussite des élèves : votre rôle sera décisif dans l’accompagnement des étudiants tout au long de leur parcours académique, notamment dans des périodes clés comme la rentrée ou les stages.

- Un poste à forte valeur ajoutée : polyvalent et complet, ce poste vous permettra de développer une large palette de compétences organisationnelles, comptables, et administratives, tout en participant à des projets de service variés.

Éléments de candidature