Vos missions

En qualité d'assistant de direction, vous serez placé sous la responsabilité de la direction (Directeur,
Directeur Adjoint et Secrétaire Générale) et du coordonnateur de la formation continue (FC), afin de
les assister pour optimiser la gestion de l'activité du lycée, tant en formation initiale qu'en formation
continue.
A ce titre, vous prendrez en charge le suivi complet des dossiers, des formations et des évènements
spécifiques.
Vous organiserez et coordonnerez les informations internes et externes, liées au fonctionnement de la
structure.
Activités principales :
- Assister la Direction dans la mise en place de formations en conformité avec le calendrier scolaire
- Assister le coordonnateur de la FC dans l'élaboration et la gestion des sessions de formations
- Instruire, suivre et gérer des dossiers de FC et FI de l'inscription à la validation
- Assurer l'accueil téléphonique et physique du public
- Informer et orienter les usagers
- Assurer la gestion des titres professionnels STCW en FI et valider les attestations de réalisation sur
AMFORE
- Assister les usagers dans leurs démarches d'inscription et de recherche de financement.
- Facturer les formations continues et suivre / relancer les impayés
- Participer aux démarches qualités de l?établissement
- Elaborer et mettre à jour les procédures
Relations internes et externes :
Vous serez intégré dans une équipe de 40 personnes, composée d'administratifs (4), d'enseignants
(21), de personnels de vie scolaire (8) et d'agents techniques (7).
Relation avec l'ensemble des personnels, des élèves et de leurs parents, des formateurs extérieurs,
des stagiaires de la FC, des organismes de financement, du service emploi-formation de la DIRM, de
la DMLC, de France Travail/ Mission locale/AFPA, des entreprises extérieures, des fournisseurs...

Profil recherché

Savoirs faire :
- Gestion administrative : Gérer un planning ; organiser des déplacements professionnels ; organiser
la logistique des recrutements et des formations ; rédiger un rapport, un compte rendu d'activité ;
assurer la gestion administrative et financière d'une activité.
- Droit, contentieux et négociation : Appliquer un cadre juridique ou réglementaire ; suivre un contrat,
vérifier le respect des clauses contractuelles ; réaliser la gestion administrative des contrats.
- Communication, multimédia : Définir une stratégie de communication ; organiser, coordonner un
évènement une session de formation ; relayer de l'information ; préparer une réunion, un groupe de
travail, une formation...
- Relation clientèle : Accueillir, orienter, informer une personne ; assurer un accueil téléphonique ;
piloter une activité.
- Organisation : Classer et archiver des dossiers et documents de référence; réaliser une veille
documentaire ; utiliser les outils bureautiques ; établir, mettre à jour un dossier, une base de données ;
collecter et analyser des informations.
Savoirs être professionnels :
Être à l'écoute ; faire preuve d'empathie ; organiser son travail selon les priorités et les objectifs ; faire
preuve de rigueur et de précision ; rendre compte ; être autonome ; être force de proposition.
Savoirs :
Connaissance des formations maritimes et de leur réglementation (STCW) ; gestion administrative ;
méthode de classement et d'archivage ; modalités d'accueil ; techniques et outils bureautiques ;
compétences relatives à la gestion de projet.

Éléments de candidature