Vos missions

Concourir à l’organisation quotidienne de l’activité de la direction des ressources humaines et de son équipe de direction. 

Activités principales

Secrétariat de direction :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique ;
- Gérer la messagerie dédiée à la DRH ;
- Trier et enregistrer le courrier ;
- Tenir l'agenda de la direction et des instances de dialogue social;
- Assurer la logistique des réunions, groupes de travail et séminaires (convocations, réservation de salles et de matériels, etc.) ;
- Rédiger, préparer et/ou mettre en forme des notes, dossiers et supports de réunions, séminaires ;
- Elaborer et mettre à jour des tableaux de suivi ;
- Assurer la gestion des parapheurs (y compris transmission électronique) ;
- Procéder au classement et à l'archivage de documents ;
- Gestion de la relation avec la Direction des finances pour gérer le site de la rue Egalité.

Activités d’assistance de la direction et de la directrice des ressources humaines :
- Assurer la planification, l’organisation, la préparation et le suivi de réunions ;
- Appuyer la direction dans la coordination de l’activité de la DRH (gestion de la réponse aux sollicitations et gestion des échéances) et contribuer à la diffusion des informations internes à la DRH ;
- Gérer l’arrivée des nouveaux entrants au sein de la DRH ;
- Contribuer à l’organisation des séminaires internes ;
- Renseigner les agents ou partenaires sur l’ensemble de l’activité de la DRH ;
- Organiser les instances de dialogue social et de concertation, avec les organisations syndicales en appui des services ;
- Apporter un appui à la numérisation et à la gestion du dossier individuel agent (DIA) ;
- Apporter ponctuellement un renfort technique aux différents services de la DRH ;
- Assurer la diffusion de la communication RH et contribuer à son contenu (mise à jour de l’intranet notamment).
- Concourir à l’accueil des nouveaux agents : organisation de leur arrivée et accès aux outils.

Gestion des achats et du budget :
- Organiser les déplacements des agents de la DRH et des membres des instances de concertation ;
- Assurer la gestion des remboursements des frais de déplacement ;
- Gérer les commandes de fournitures ;
- Participer à l’exécution et au suivi du budget de la DRH, afin d’assurer une continuité de service avec la gestionnaire financière : recherche de prestataires, demandes de devis, contacts avec les fournisseurs, engagements des crédits.

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Connaissances :

- Connaissance techniques de gestion administrative ;
- Connaissances générales en comptabilité publique.

Savoir-faire opérationnel :

- Organiser son travail et hiérarchiser les priorités ;
- Rendre compte ;
- Prendre des notes, rédiger des comptes rendus, notes, présentations ;
- Maîtriser de la suite Office (Word, Excel …) ;
- Utiliser le logiciel de gestion comptable.

Savoir-être professionnel :

- Très grande discrétion professionnelle ;
- Qualités relationnelles et bonne expression orale ;
- Méthode et organisation ;
- Sens du travail en équipe ;
- Autonomie et esprit d'initiative ;
- Aptitudes rédactionnelles.

Éléments de candidature