Vos missions

-    Organiser le suivi des actions de formation collective sur le plan logistique, administratif et financier ;
-    Organiser et évaluer les actions de formation ;
-    Conseiller les agents et les services.

Activités principales

Assurer la gestion administrative, logistique et budgétaire des formations continues et initiales :
•    Assurer la gestion et le suivi des inscriptions internes et externes aux stages, en application des procédures internes et des conditions prévues dans les conventions avec les différents partenaires et à l’aide d’un logiciel de gestion des formations ;
•    Assister, conseiller et orienter les agents des services et des partenaires de l’OFB ;
•    Gérer la logistique (date, lieu, hébergement, restauration, location de salle, transports collectifs…) ;
•    Assurer le lien avec les intervenants ;
•    Établir, mettre en forme et transmettre les pièces justificatives aux services comptables (devis, bons de commande, factures, …) à travers le logiciel de comptabilité ;
•    Certifier les services faits (factures) ;
•    Suivre les inscriptions, préparer les dossiers de convocations (fiches pratiques, plans d’accès, conventions) ;
•    Se charger des procédures de fin de stage (contrôle, émargement, évaluations) ;
•    Assurer la saisie et l’analyse des évaluations des formations ;
•    Assurer l’archivage papier et numérique.

Optimiser les processus liés à l'organisation des formations :
•    Formaliser les demandes d'amélioration ou d'évolution des outils et procédures ;
•    Contribuer à développer la démarche visant à améliorer les processus (Qualiopi).
•    Participer au déploiement du nouveau système d’information du service (Training orchestra) ;
•    Contribuer à la démarche écoresponsable dans l’utilisation et la dématérialisation des différents supports pédagogiques.

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Connaissances :

-    Règles de l’achat public
-    Techniques et outils d’évaluation d’une formation
-    Procédures liées à la mise en œuvre du plan de formation dans l’établissement
-    Connaissance des domaines et des services concernés par les besoins de compétences (contexte, enjeux, missions, organisations)
-    Logiciels bureautique et maintenance informatique de premier niveau

Savoir-faire opérationnel :

-    Logistique (organisation d’événements)
-    Gestion administrative
-    Gestion des délais et des priorités
-    Rédactionnel
-    Informatique : bureautique (texte et bases de données) et logiciels spécialisés

Savoir-être professionnel :

-    Écoute
-    Sens de l’organisation
-    Rigueur
-    Réactivité
-    Discrétion
-    Adaptation
-    Sens du travail en équipe
-    Qualités relationnelles

Éléments de candidature