Vos missions

Missions mutualisées :
 
- Établir une relation de confiance avec l'équipe de la Direction et les chefs de service du siège.
 
- Assurer le secrétariat mutualisé de la Direction du siège, du Secrétariat général.
 
- Assurer un appui à la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral en lien avec le secrétariat de la Mission.
 
- Suppléer en tant que de besoin sa collègue du secrétariat mutualisé.

Missions spécifiques : gérer l'organisation de la vie professionnelle du directeur-adjoint délégué et, en tant que de besoin, de la Directrice. Ainsi que toute autre mission confiée par les chefs de service concernés pour nécessité de service.

Description détaillée : au sein d'un pôle mutualisé, vous participerez à la gestion de l'agenda du directeur-adjoint délégué (en tant que de besoin, de la Directrice) ainsi que celui des services rattachés à la Direction : du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral.

Vous contribuerez notamment à :

- Assurer en lien avec l'autre assistante du pôle le secrétariat, en fonction des besoins des services concernés.
   
- Recevoir, orienter et transmettre les appels et les messages téléphoniques et électroniques.
   
- Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes.
   
- Gérer la préparation des réunions : visites officielles impliquant la DIRM (odj dossiers relations...), des réunions que pilote la DIRM, réservations de salles, saisir et envoyer les invitations/comptes-rendus des différentes réunions et instances (commissions...), préparation des documents de séance, assurer le suivi des validations internes et externes ; participation aux réunions si besoin et rédiger les comptes rendus.
   
- Préparer des éléments de langage au profit du DIRM lors de ses entretiens avec préfets, les ministres...
   
- Mettre en forme des documents (bordereaux, notes et courriers).
   
- Pratiquer une lecture critique des courriers, notes et dossiers sortant de la Direction et en garantir la qualité sur la forme.
   
- Tenir à jour les plannings des congés de la Direction et des services concernés.
   
- Mettre à jour les sites Internet et Extranet.
   
- Gérer les boîtes de messagerie partagées.
   
- Gérer les déplacements professionnels du directeur-adjoint délégué, en tant que de besoin de la Directrice, des agents du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral (établissement des ordres de mission, des états de frais, réservation billets de train, hôtel).
   
- Actualiser les ordres de mission permanents : actualisation régulière en fonction des arrivées/départs dans le périmètre concerné.
   
- Gérer certains achats du siège (notamment des fournitures).
   
- Assurer le relevé des cartes-achat du siège.

Profil recherché

Une expérience significative dans un poste équivalent serait un plus. Il convient d'avoir le goût de la polyvalence dans les activités, et le sens des responsabilités en tant que maillon essentiel dans l'activité du service. L'esprit d'équipe et l'adaptabilité au contexte de travail du service sont des qualités essentielles à détenir pour s'épanouir sur ce poste.

Vous disposez d'excellentes qualités rédactionnelles, d'un bon esprit de synthèse et savez prendre la hauteur de vue nécessaire dans la gestion des priorités.

Le sens du service, celui de la communication et de la diplomatie, associés au sens de la confidentialité et de la discrétion, seront des atouts indispensables pour réussir dans cette mission de confiance.

Vos perspectives : le travail auprès de la Direction et des chefs de service, en relation avec les Préfets, les préfectures, l'administration centrale, des élus et d'autres services déconcentrés, est très formateur. Il permet d'acquérir une expérience valorisable dans d'autres postes ou services, et de bénéficier d'un acquis et d'une pratique utiles dans la préparation des concours, tout en développant des compétences transversales essentielles telles que la gestion de dossiers complexes, la communication interpersonnelle et la maîtrise des procédures administratives.

Descriptif du profil recherché :
  Savoir-faire :
     - Expérience confirmée dans le domaine du secrétariat,
     - Maîtrise rigoureuse des techniques de secrétariat (orthographe, syntaxe),
     - Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques,
     - Connaissance de l'environnement institutionnel d'un département,
     - Connaissance des procédures des marchés publics,
     - Sens de l'organisation et de l'initiative, réactivité,
     - Capacité à diffuser et partager l'information.
   
  Savoir-être :
     - Capacité d'adaptation et de réactivité (sollicitations multitâches quotidiennes),
     - Qualité relationnelle et d'accueil,
     - Souci de la cohésion d'équipe et du partage des tâches,
     - Rigueur et Autonomie,
     - Grande discrétion, disponibilité (pour les horaires), polyvalence.

Éléments de candidature