Vos missions

1. Appui au fonctionnement du pôle
- Suivre les dossiers en cours et les échéances du pôle.
- Contribuer à la bonne organisation des circuits internes : courrier, RIM, permanence de direction, questions écrites, demandes logistiques ou administratives.
- Participer à la coordination quotidienne avec les agents du pôle et les interlocuteurs du cabinet.
- Signaler les urgences ou difficultés nécessitant un arbitrage du chef de pôle.

2. Budget et suivi des dépenses
- Participer au recueil des besoins budgétaires du cabinet.
- Contribuer au suivi de l'exécution des dépenses : engagements, services faits, consommations, restes à payer.
- Tenir à jour les tableaux de bord budgétaires.
- Préparer les éléments utiles aux arbitrages budgétaires.
- Alerter sur les échéances, retards ou difficultés d'exécution.

3. Achats, commandes et contrats
- Participer à la préparation et au suivi des commandes et prestations du cabinet.
- Assurer le lien avec les services achats, marchés, finances et les prestataires.
- Suivre les pièces administratives, les devis, bons de commande, factures et services faits.
- Contribuer au suivi des contrats, conventions, renouvellements et échéances.

4. Logistique et moyens généraux
- Suivre les besoins matériels du cabinet : fournitures, équipements, salles, amphithéâtre, cellule de crise.
- Traiter ou relayer les demandes logistiques courantes.
- Assurer le lien avec les services techniques, logistiques et les prestataires.

5. Soutien aux événements du cabinet
- Contribuer à l'organisation matérielle des événements du cabinet : réunions, séminaires, voeux, séquences institutionnelles, Salon du Bourget.
- Préparer et suivre les commandes, prestations, conventions et besoins logistiques associés.
- Travailler en lien avec le pôle communication et les services concernés.
- Veiller au bon suivi administratif et financier des prestations.

6. Appui administratif et RH
- Participer au suivi administratif des personnels du cabinet : arrivées, départs, mobilités, évaluations, avancements, demandes diverses.
- Tenir à jour les outils de suivi internes.
- Assurer le lien avec les services RH compétents sur les dossiers suivis par le pôle.


7. Subventions et partenariats
- Participer au suivi des demandes de subvention relevant du cabinet.
- Vérifier la complétude des pièces et le respect des échéances.
- Contribuer à la préparation et au suivi des conventions.
- Suivre les bilans, justificatifs et documents transmis par les associations partenaires.

Profil recherché

Le poste requiert une bonne organisation, de la rigueur et une capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle. Une connaissance de la gestion administrative, budgétaire ou logistique serait appréciée.

La personne devra savoir tenir des tableaux de suivi, respecter des échéances, alerter en cas de difficulté et travailler avec des interlocuteurs variés.

Des qualités rédactionnelles simples et solides sont attendues, ainsi qu'un bon relationnel, de la discrétion et le sens du service.

La maîtrise des outils bureautiques courants est nécessaire : Word, Excel, PowerPoint, Teams. La connaissance des outils internes de gestion administrative et financière constitue un atout.

Conditions particulières
Le poste s'exerce dans un environnement de cabinet, avec des priorités pouvant évoluer rapidement. Il nécessite de la réactivité, de la confidentialité et une bonne capacité d'adaptation.

NBI : 15 points

Éléments de candidature