Vos missions

Sous l’autorité du chef de service, l’agent assure l’ensemble des missions de secrétariat du chef de service, de la sous-directrice santé environnement et du chef de la mission bruit et agents physiques décrites ci-dessous, ainsi que l’établissement des ordres de missions et des états de frais, organisation des déplacements des agents de la sous-direction santé environnement et de la mission bruit et agents physique (une quarantaine d’agents au total), en lien avec l’agence de voyage attachée au MTES, réservation de moyens de transport : trains, vols...et transmission des billets aux agents.

Secrétariat du chef de service, de la sous-directrice santé environnement et du chef de la mission bruit et agents physiques :

·        Organisation des réunions prise de rendez-vous, tenue du planning prévisionnel

·        Etablissement des ordres de missions et des états de frais, organisation des déplacements en lien avec l’agence de voyage attachée au MTES, réservation de moyens de transport : trains, vols...et transmission des billets aux agents.

·        Aide à la préparation des réunions, accueil des participants aux réunions, aide à la préparation et à la diffusion de documents avant réunion ou envoi courriers, tenue à jour des listes d’adresse et de coordonnées des interlocuteurs réguliers ou des parties prenantes faisant l’objet des consultations,

·        Suivi des réponses aux questions écrites aux ministres dont l’instruction est attribuée au service,

·        Réception, suivi et traitement des courriers entrants et sortants,

·        Commandes et gestion du petit matériel de bureau.

L’agent est également appelé à travailler en lien avec les autres assistants du service (rattachés à la sous-direction économie circulaire), en vue notamment d’assurer la continuité de service pendant les périodes de congés. Il participe au réseau des secrétaires de la DGPR et aux réunions qui les concernent.

Profil recherché

Compétences Techniques :

Maîtrise des outils bureautiques : Pack Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook.
Logiciels métiers : Chorus
Gestion administrative : Rédaction de comptes-rendus, archivage.

Compétences Relationnelles :

Excellent relationnel : Aisance à l’oral et à l’écrit.
Capacité à travailler en équipe et en réseau avec les autres assistants de la direction.

Qualités Personnelles :

Rigueur et organisation : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément.
Autonomie et proactivité : Anticipation des besoins du chef de service.
Discrétion et éthique : Respect de la confidentialité (données sensibles).

Compétences attendues

Éléments de candidature