Vos missions

* Secrétariat
- assurer l’accueil téléphonique et physique du secrétariat ;
- gérer les agendas de la direction (réunion internes et externes) ;
- gérer les courriers (rédaction, suivi, distribution, enregistrement, archivage) ;
- effectuer les comptes-rendus de certaines réunions ;
- assurer le respect des délais et des circuits de validation des éléments avant transmission ;
* Logistique :
- prendre en charge les aspects logistiques de l’équipe de direction (réservation de moyens, gestion administrative et financière) ;
- gérer les moyens du service (véhicules, téléphones, bureautique, informatique, mobilier, fournitures) ;
- apporter son assistance à la préparation des réunions, des événements et au montage des dossiers (gestion des invitations, réservation de moyens, mise en forme et valorisation des supports bureautiques, rédaction de comptes-rendus).
* Ressources Humaines :
- participer à la gestion administrative de proximité du personnel- mettre à jour les annuaires

Profil recherché

Savoirs :
- maîtriser le fonctionnement d’un secrétariat ;
- avoir une bonne connaissance de la fonction publique.

Savoir-faire :
- savoir bien organiser son temps ;
- savoir accueillir une personne, un groupe ;
- maîtriser les règles d’expression écrites et orales ;
- maîtriser les outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et de visioconférence (Lifesize, Skype, Zoom, Teams - formation interne possible) ;
- suivre des outils de pilotage.

Savoir-être :
- avoir un esprit d’initiative et de propositions ;
- s’adapter à des situations nouvelles ;
- travailler en équipe ;
- avoir un sens de l’écoute et de bonnes qualités relationnelles ;
- faire preuve d’une grande discrétion professionnelle ;
- faire preuve de disponibilité.

Compétences attendues

Éléments de candidature