Vos missions

La sous-direction de l'environnement de travail et de l'immobilier opérationnel (SETI) est rattachée à la direction des affaires financière. Elle est en charge du fonctionnement et de la logistique de l'administration centrale et gère les immeubles associés. Elle comprend cinq entités dont le département de l'immobilier opérationnel (SETI3).

Ce département, très opérationnel d'une soixantaine d'agents, gère, exploite et modernise 78 immeubles de l'administration centrale des ministères sur l'ensemble du territoire national, et accueillant environ 6000 postes de travail et plusieurs cabinets ministériels.
Il comprend :
- le bureau de la gestion technique immobilière qui gère le quotidien technique des immeubles,
- le bureau de la maitrise d'ouvrage qui prend en charge les opérations  de réhabilitation les plus lourdes,
- le pôle de la gestion patrimoniale
- le pôle de la gestion administrative et financière, cadre du présent recrutement.

Ce pôle, rattaché à la direction du département, assure un appui stratégique et opérationnel à l'ensemble de la structure dans les domaines financiers, comptables et achat, communication, gestion RH de proximité et mise en place de procédures qualité.

En tant que Chargé(e) de gestion administrative et financière, en lien avec les chefs de projet et responsable de contrats du département, vous participerez :
- A la définition des budgets annuels de fonctionnement et d'intervention, ainsi que des budgets d'opérations d'investissement, à leur suivi et aux comptes rendus d'exécution ;
- A la préparation des parties administrative des contrats, au suivi des appels d'offres et à la vérification de la conformité des actes de gestion contractuels ;
- Au bon déroulement des phases de mise en paiement des prestations commandées, y compris l'utilisation des logiciels dédiés.

De manière plus particulière, vous apporterez un soutien actif au bureau de la gestion technique pour ce qui est de la gestion administrative et financière des contrats exploitation maintenance ou de gros entretien remplacement qu'il pilote. En lien avec les chefs de projet concernés, vous participerez :
- Au suivi administratif des contrats et à l'établissement des actes de gestion,
- A l'établissement des dossiers de paiement et au suivi de la liquidation des dépenses,

En fonction de l'activité du pôle et de son développement, vous pourrez être amené(e) à assurer le suivi RH, participer à la mise en place de procédure de communication et au suivi de procédure qualité.

Sous l'autorité de la cheffe de pôle, en collaboration étroite avec les différents cadres, vous travaillerez en lien avec le bureau en charge de la gestion comptable et budgétaire de la sous-direction, avec les bureaux en charge des procédures d'achat ou de l'exécution financière. Vous serez également en relation avec les chargés de mission auprès de la sous-direction pour ce qui est des sujets RH, communication et qualité.

Profil recherché

Compétences techniques et savoir-faire :
- Connaissances soutenues en marchés publics,
- Pratique du travail en mode projet ou matriciel,
- Maîtrise des règles de gestion budgétaires et comptables y compris en matière de contrats liés à des travaux,
- Connaissance du CCAG travaux et du CCAG maitrise d'oeuvre,
- Maîtrise des outils de calcul (Calc, Excel,...) ou de gestion des marchés GEMME,
- Envie de s'investir dans les domaines de la communication, la gestion RH de proximité et la mise en place de processus qualité formalisés.

Savoir être :
- Esprit d'initiative, rigueur, autonomie et sens du compte rendu,
- Capacité d'adaptation, réactivité, curiosité
- Capacité de travail en équipe et avec des partenaires multiples,
- Qualités relationnelles, diplomatie, sens de la négociation et aptitude à convaincre

Éléments de candidature