Vos missions

L’assistant-e de service assiste le management des deux services (SCDP et SV3D) dans la gestion du personnel, l’organisation logistique (notamment les déplacements des agents) et la communication interne. Il/elle prend en charge l’archivage électronique des documents, peut également appuyer le management du service pour d’autres missions transverses, en particulier un appui aux missions de bureau économique du service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine.

Ses principales missions sont les suivantes : 

• Réaliser les missions d’un secrétariat (accueil, courrier, prise de rendez-vous téléphonique, organisation de réunions, mise à jour de l’organigramme et de la base agents du service , préparation/diffusion/archivage des comptes-rendus, gestion documentaire du service…)
• Contribuer en appui aux chefs de service et aux chefs d’unité à la gestion et au suivi administratif du personnel (suivi des effectifs, de la pointeuse, de la gestion des congés, des déclarations de temps)
• Préparer et assurer la gestion administrative des demandes d’achats jusqu’aux dossiers de liquidations pour le service de la cartographie, de la diffusion du patrimoine
• Organiser les déplacements des agents (préparation des ordres de mission, réservations hébergements et transports …)
• Participer la communication des services (mise à jour des intranets : infos générales, trombinoscope)
• Réaliser des recettes administratives si nécessaire 

Profil recherché

Vous êtes intéressé-e par l'information géographique, le numérique, et avez le sens de l'intérêt général et du service.

Vous avez de l'expérience en secrétariat et rédaction de documents professionnels (courriers administratifs, comptes rendus, notes de service).
Vous êtes reconnu-e pour votre savoir faire en matière de diffusion de l'information de manière ascendante, descendante, transversale, en interne et en externe.

Vous êtes polyvalent-e, autonome et possédez une grande capacité d'adaptation et de réactivité.

Alors rejoignez nous !

Voici dans le détail les compétences attendues :   

Compétences techniques :

• Savoir gérer un agenda, un planning
• Savoir rédiger des documents professionnels (comptes rendus, notes, courriers, rapports, cahier des charges...)
• Savoir filtrer et orienter l'information
• Savoir assurer la gestion de l'accueil, des appels et des messages téléphoniques du service
• Maîtriser les outils bureautiques 
• Savoir organiser l'archivage et le classement des documents

Compétences organisationnelles :

• Savoir respecter les délais et les procédures
• Savoir faire preuve de rigueur dans son travail
• Savoir aller chercher l'information auprès des personnes ressources, centraliser et transmettre l'information
• Savoir se tenir informé de l'actualité de l'établissement et de son environnement professionnel

Compétences relationnelles :

• Savoir collaborer et travailler en équipe en entretenant de bonnes relations
• Être capable d'établir un contact efficace et adapté aux différents interlocuteurs 
• Savoir communiquer efficacement en pratiquant l'écoute active et faire preuve de discrétion et de réserve

Compétences attendues