Vos missions

Tâches :
Gestion du planning :
-organise les agendas, les réunions et les rendez-vous du directeur et des membres de son cabinet, et notamment les séminaires annuels de direction
-prépare et organise les déplacements (transport, hôtel) du directeur et des membres de son cabinet.

Organisation des réunions - gestion des moyens :
-rassemble les informations et les documents utiles à la consultation de dossiers spécifiques pour participation du directeur à diverses réunions ou missions,
-organise la logistique des réunions, séminaires, conférences, téléconférences (convocations ou invitations, réservations de salles de conférence, restauration, etc).

Gestion du courrier :
-gère les informations écrites à l'arrivée et au départ : gestion informatisée du courrier, messagerie,
-saisit, met en forme et édite divers documents pour le directeur,
-rédige et saisit certains courriers de diffusion courante (lettres, notes, courriels, fax, bordereaux d'envoi) en français et en anglais.

Mission de communication - diffusion de l'information :
-filtre et oriente les appels téléphoniques,
-accueille, informe et oriente les visiteurs externes et les personnels de la direction,
-diffuse les informations internes et externes en relation avec le fonctionnement du service.

Classement - archivage - gestion de l'intendance de l'unité :
-assure la diffusion, le classement et l'archivage de l'ensemble des documents administratifs et participe à leur mise à jour,
-gère l'intendance de l'unité (documentation générale, matériels, fournitures de bureau) et veille à son réapprovisionnement.

Parc informatique :
- accompagner le chargé de mission SIGP, rattaché au cabinet du directeur, concernant les besoins de matériels informatique de la DSNA/EC.

Profil recherché

Profil - Qualification :
-maitriser les techniques de secrétariat,
-connaitre le contexte organisationnel et humain de la DGAC,
-travailler en réseau,
-connaitre l'environnement bureautique et informatique, savoir en exploiter les outils (word, excel, power-point, access, lotus, intranet, internet),
-savoir gérer et diffuser l'information,
-savoir gérer un système de classement et d'archivage,
- savoir utiliser les outils de communication modernes (visio,)
-sens des relations humaines,
-sens de l'organisation et de la méthode,
-faire preuve de rigueur, de discrétion, d'anticipation et de réactivité,
-savoir prendre des initiatives,
-pratiquer l'anglais,
-faire preuve de diplomatie,
-être disponible (horaires de bureau) et autonome.

Expérience souhaitée :
-suivi de cours de langue anglaise en stage extensif (+ immersion),
-stage informatique tel qu'access, stages de perfectionnement excel et power-point,
-participer à des conférences de présentation de la nouvelle organisation de la DGAC,
-participer à es conférences sur l'aviation civile dans le cadre européen,
-stage de perfectionnement dans la rédaction de documents administratifs : acquisition de techniques nécessaires à la rédaction de documents spécifiques tels que rapports, comptes-rendus, notes de synthèses...

Éléments de candidature