Vos missions

Sous l'autorité de la directrice et de son adjointe, et au sein de la Mission Coordination, l'assistante de direction constitue un point d'appui essentiel à l'organisation et au fonctionnement de l'équipe de direction.
Elle contribue à la coordination des activités, à la circulation de l?information et au suivi des dossiers et échéances. Elle assure une fonction d'interface avec les services de la DRH et les interlocuteurs internes et externes et participe, par son activité, à la fluidité du fonctionnement collectif de la direction.
1. Assurer l'assistanat et l'appui à l'équipe de direction
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel de la directrice et de son adjointe ;
- Assurer l'interface entre l'équipe de direction, les services de la DRH, les autres directions du ministère et les interlocuteurs externes ;
- Orienter les sollicitations, identifier leur degré d'urgence et assurer leur transmission aux interlocuteurs compétents ;
- Gérer les agendas de la directrice et de son adjointe et assurer la planification collective des activités de l'équipe de direction ;
- Organiser les déplacements professionnels et en assurer le suivi administratif ;
- Assurer une veille sur les rendez-vous, réunions, échéances et sollicitations nécessitant une attention particulière de la direction ;
- Alerter la directrice et son adjointe sur les échéances et dossiers nécessitant leur attention ou leur arbitrage ;
- Apporter un appui à la Haute-Fonctionnaire à l'Égalité et son équipe.
2. Organiser les réunions et contribuer au fonctionnement des instances de direction
- Préparer et organiser les réunions de la direction : invitations, ordre du jour, constitution et diffusion des dossiers, réservation des salles et des moyens de visioconférence, accueil des participants ;
- Participer au Codir restreint hebdomadaire de la DRH ;
- Préparer les éléments nécessaires aux réunions et instances de la direction ;
- Assurer la prise de notes et l'élaboration des comptes rendus ou relevés de décisions ;
- Assurer la diffusion des comptes rendus et le suivi des actions et décisions arrêtées en réunion ;
- Contribuer au suivi des échéances associées aux décisions de la direction.
3. Assurer la gestion et le suivi des courriers, sollicitations et dossiers
- Assurer la gestion de la boîte fonctionnelle partagée du secrétariat de direction ;
- Réceptionner, enregistrer, orienter et assurer le suivi des courriers et courriels adressés à la direction ;
- Préparer et suivre les parapheurs et circuits de validation ;
- Assurer le suivi des réponses attendues et effectuer, le cas échéant, les relances nécessaires auprès des services concernés ;
- Fournir un premier niveau d'information aux interlocuteurs internes et externes et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents ;

Profil recherché

Savoir-faire
- Organiser et prioriser les activités en fonction des urgences et des échéances ;
- Gérer des agendas complexes et mouvants ;
- Préparer et organiser des réunions et instances ;
- Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, relevés de décisions et documents administratifs ;
- Assurer le suivi de dossiers, décisions, demandes et échéances ;
- Synthétiser et restituer une information ;
- Coordonner des interlocuteurs multiples ;
- Maîtriser les outils bureautiques et collaboratifs ainsi que les applications métiers nécessaires au fonctionnement de la direction.
Savoir-être
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation ;
- Réactivité et capacité à gérer les imprévus ;
- Autonomie et esprit d'initiative ;
- Très bonnes qualités relationnelles ;
- Qualités rédactionnelles et esprit de synthèse ;
- Sens du service et disponibilité ;
- Capacité à travailler dans un environnement soumis à des sollicitations nombreuses, diversifiées et à des délais contraints ;
- Capacité à rendre compte et à alerter à bon escient.

L'assistante de direction constitue un point d'appui central pour l'organisation et le fonctionnement de l'équipe de direction. Par son rôle d'interface, de coordination, de suivi des échéances et de circulation de l'information, elle contribue directement à la fluidité du fonctionnement de la DRH et à la préparation et au suivi des activités de sa direction.

Éléments de candidature