Vos missions

Véritable point d'appui administratif du PACDS, l'assistant(e) intervient au service des deux missions du pôle (ADS et AQC). Il/elle assure la circulation de l'information, sécurise les circuits de courrier, de signature et de suivi et permet aux instructeurs et instructrices de se consacrer à leur coeur de métier. Une partie des missions est télétravaillable.

Missions communes :
- Réceptionner, enregistrer et répartir le courrier, préparer les bordereaux et recommandés ;
- Assurer l'assistance téléphonique du pôle ;
- Enregistrer, suivre et transmettre les parapheurs pour signature ;
- Gérer les fournitures et les réservations de salles ;
- Assurer toute activité administrative nécessaire au fonctionnement du pôle.

Missions ADS :
- Préparer et constituer les dossiers pour les instructeurs (scan, photocopies, impressions) ;
- Rédiger et suivre les certificats de non-opposition ;
- Assurer la gestion administrative des actes d'urbanisme sur les sites étatiques : numérotation et publication.

Missions AQC :
- Gérer la boîte « visites », planifier et suivre les visites et archiver les comptes rendus et PV ;
- Organiser les visites d'accessibilité avec les communes et les associations ;
- Assurer la gestion et la finalisation mensuelle des SCDA : numérisation, transmission et suivi de la publication des dérogations ;
- Élaborer trimestriellement le calendrier de présence des associations en préfecture et le diffuser aux instructrices.

Profil recherché

Compétences

À acquérir ou développer :
  - Connaître l'organisation du pôle et ses procédures (ADS et AQC) ;
   - Acquérir des notions sur les autorisations d'urbanisme et sur la réglementation de l'accessibilité des ERP (visites, sous-commissions, dérogations, attestations) ;
   - Acquérir la maîtrise des logiciels métiers : OSACA, ADS 2007, Resana, Démarches Numériques, outils de LaSuite, messagerie Mélanie ;
   - Savoir utiliser les outils bureautiques, notamment tableurs et traitement de texte (tableaux de suivi, statistiques, courriers).
Compétences transversales et relationnelles nécessaires :
   - Savoir travailler en équipe et avec des interlocuteurs variés ;
   - Savoir organiser son travail ;
   - Savoir appliquer la réglementation et les procédures ;
   - Respecter les délais ;
   - Faire preuve de rigueur et d'autonomie ;
   - Avoir des aptitudes à la communication écrite et orale ;
   - Faire preuve de discrétion professionnelle.

Éléments de candidature