Vos missions

Le service préservation et aménagement de l'espace (SPAE) est composé d'une trentaine d'agents, répartis en cinq bureaux, dans les domaines de la planification de l'urbanisme, de la transition écologique, de l'énergie, de la protection de la nature et des paysages, de la chasse et de la forêt, de la mobilité.

Le titulaire du poste assure les missions d'assistance pour le service. L'organisation en 5 bureaux et la diversité des missions confèrent à ce poste transversal une importance toute particulière pour assister la cheffe de service et son adjointe dans le pilotage global et entretenir le lien avec les autres services de la DDT.

L'assistante du service assure également le secrétariat de la commission départementale de préservation des espaces naturels, agricoles et forestiers (CDPENAF).


Missions :

1. Assistance du service :

- Assistance administrative au pilotage : organisation téléphonique, accueil/départ des agents, organisation de réunions internes/externes, gestion de la messagerie du service, accueil ponctuel du public, préparation de dossiers pour la direction
- Gestion du courrier :réception, distribution, envoi, suivi des courriers signalés et parapheurs préfet
- Suivi comptable des activités du service : BOP 113, BOP 135, BOP 149 (chorus, recettes non fiscales), frais de déplacements (chorus DT)
- Appui à l'organisation des conseils : gestion du planning, frais de déplacements, vacations et contrats annuels
- Suivi des dossiers personnels des agents du service
- Gestion collective pour le service : fournitures, documentation interne


2. Secrétariat de la CDPENAF :

- Secrétariat et organisation des réunions mensuelles en appui au chef de bureau et chargé d'études
- Appui à la préparation technique de la commission (diaporamas, comptes-rendus) en cas de nécessité de service


Liens hiérarchiques :

Poste placé sous l'autorité hiérarchique directe de la cheffe de service
L'assistante du service travaille en lien étroit avec la cheffe de service, son adjointe mais aussi avec l'ensemble des chefs de bureau et agents du service.

Profil recherché

Capacité d'organisation
Réactivité, prise d'initiative
Discrétion
Sens des relations humaines et du contact avec le public
Maîtrise des logiciels Writer, Calc, Impress (power point) et publipostage  
Utilisation des logiciels de suivi des activités dont Chorus DT (frais déplacement), Chorus formulaire (demandes d'achats, service fait) et du progiciel de suivi budgétaire S4HANA

Éléments de candidature