Vos missions

L'assistant(e) de service assure le secrétariat du service et l'appui aux différents bureaux.
Parmi les missions, se retrouvent celles dévolues au secrétariat : accueil téléphonique et physique, suivi des dossiers et courriers identifiés comme sensibles du service, rédaction des courriers simples, réalisation de la revue de presse, contrôle du courrier et gestion de la messagerie du service. Il (elle) maintient les contacts avec les secrétariats de direction, de la préfecture, des mairies et divers organismes. Il(elle) organise les réunions en interne et en externe (club PLUi, etc.) et les visioconférences. Il(elle) gère les agendas partagés.
L'assistant(e) intervient en appui des agents en site distant (ADS) et pour le suivi des fournitures, les saisies Chorus DT, la contribution à l'alimentation de l'intranet de la DDTM. Il(elle) fournit une assistance de premier niveau sur les sujets portés par le SGCD (RH, formations, etc...).
L'assistant(e) porte des dossiers spécifiques : secrétariat de la fiscalité ADS (vérification des éditions des états récapitulatifs comptables et des admissions en non valeur,  rédaction des avis conformes GPSO, suivi des autorisations d'accès à certains sites dans le cadre du RGPD.
Il(elle) participe au club des assitant(e)s de service et est amené(e) à suppléer le secrétariat de direction.

Profil recherché

Nous recherchons un agent administratif, investi, autonome, doté de capacités d'initiative, mais surtout d'un sens aigu du collectif et de la communication.

Vous devrez être en mesure d'optimiser votre réactivité et d'adapter votre plan de charges au regard des échéances.

Les compétences attendues et à acquérir sont les suivantes :

Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Writer, calc, impress, word, excel, powerpoint). Connaissances des différentes missions des services de la DDTM. Connaissance des partenaires. Aptitude à juger l'urgence des messages. Savoir gérer un système de classement.

Compétences transversales : Aptitude à l'accueil et à la communication. Disponibilité.

Compétences relationnelles : Esprit d'initiatives et d'organisation rigoureuse. Bon relationnel avec les personnes. Discrétion professionnelle.

Éléments de candidature