Vos missions

L'agent a deux missions principales :

Mission 1 (75 % du poste) - assurer le secrétariat de la directrice et des deux directrices adjointes en collaboration très étroite avec une autre assistante de direction.

Les activités principales de cette mission sont les suivantes :
- Accueil physique, téléphonique des différents interlocuteurs de la direction
-  traitement du courrier « postal » arrivé et des parapheurs signés, diffusion, classement,
- Préparation des dossiers des réunions / rendez-vous
- Gestion de boîtes mel institutionnelles (orientation des mails vers les différents services)
- Organisation des réunions périodiques (secrétariat général commun, organisations syndicales, groupe de suivi RH, CODIR...) incluant notamment la réservation des salles de réunions, la préparation des ordres du jour,
- Gestion des frais de déplacement de la direction et des architectes et paysagistes conseil
- Intérim des missions assurées par l'autre assistante.

Mission 2 (25 % du poste) - Assurer la mission d'assistant de prévention.

A ce titre, vous jouerez un rôle essentiel auprès de la direction dans la mise en oeuvre des règles d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail.
Véritable conseiller et partenaire de terrain, vous accompagnerez les équipes dans l'identification, l'évaluation et la prévention des risques professionnels.
En tant qu'assistant(e) de prévention vous allez :
- Contribuer à la prévention des risques susceptibles d'altérer la santé et la sécurité des agents.
- Participer à l'amélioration continue des conditions de travail en favorisant l'adaptation des postes.
- Développer la sensibilisation aux enjeux de sécurité et promouvoir les bonnes pratiques au sein du service.
- Veiller à la tenue et au suivi des registres de santé et de sécurité.
- Collaborer avec les différents acteurs de la prévention (pôle médico-social, organisations syndicales...).
Des formations seront à suivre afin de pouvoir assurer cette mission.

Liaison hiérarchique :
L'agent sera rattaché directement à l'équipe de direction de la DDTM, mais travaillera au quotidien avec différents acteurs tant en interne (directrice et adjoint(e)s, chefs de services, collaborateurs, organisations syndicales) qu'en externe (services de la préfecture et tout particulièrement les secrétariats du préfet, du secrétaire général, et de la coordination de l'action de l'État). Il/ elle est en outre en contact fréquent avec les élus, organisations professionnelles et syndicales, usagers, autres administrations ...

Profil recherché

Savoir :
- Connaître l'environnement professionnel 
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les règles de rédaction du courrier administratif  ;
- Savoir rédiger  ;
- Connaître les démarches, outils et réglementations en matière de prévention des risques professionnels.

Savoir faire
- Savoir s'organiser et en particulier anticiper et gérer le temps en fonction des délais et priorités  ;
- Être capable d'identifier l'importance et l'urgence des problèmes posés et analyser puis transmettre des informations de manière claire et concise 
- Savoir travailler en binôme au quotidien, et en équipe
- Être réactif, gérer l'imprévu.

Savoir être :
- Faire preuve de loyauté, discrétion, confidentialité 
- Avoir le sens des relations humaines et le sens du partage 
- Savoir garder son calme.

Expérience de secrétariat en équipe souhaitée