Vos missions

1. Missions administratives générales :

- Accueil physique et téléphonique des usagers (élèves, familles, personnels, partenaires)
- Gestion du courrier entrant et sortant, réception des colis
- Gestion de l'ouverture et de la fermeture des portails
- Gestion et archivage de la boîte mail
- Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs
- Classement et archivage des dossiers administratifs
- Suivi des tableaux de bord et statistiques
- Gestion des ordres de mission des personnels (interne LPM-DIRM Chorus DT).

2. Gestion de la scolarité et des élèves :

- Suivi administratif des inscriptions en formation initiale et enregistrement dans Pronote et SIECLE
- Gestion des dossiers élèves et des archives de la FI
- Immatriculation des élèves auprès des services des affaires maritimes
- Accueil, accompagnement et information des élèves concernant les aides et financements (bourses, FSL)
- Préparation et suivi des documents liés à la scolarité
- Édition des convocations, certificats, attestations et relevés
- Gestion des formations spécifiques des élèves (AMFORE, tableaux de suivi, feuilles d'émargement)
- Gestion des stages des élèves : suivi administratif des PFMP, gestion de la plateforme APLYPRO, réception et archivage des dossiers
- Établissement des demandes de livrets maritimes
- Planification et suivi des entretiens de recrutement des futurs élèves en lien avec la direction et la vie scolaire
- Gestion des mini-stages : conventions, suivi de la plateforme dédiée, relations avec les collèges et familles.

3. Communication et valorisation de l'établissement :

- Organisation et coordination des journées portes ouvertes en lien avec la direction
- Création des supports de communication (flyers, badges, balisage, chevalets...)
- Gestion et suivi des mini-stages lors des salons, forums et JPO
- Réalisation de mailings et actions de promotion des formations
- Participation à l'organisation des Journées Rencontre Armateurs (JRA).

4. Gestion des instances et appui au fonctionnement de l'établissement :

- Préparation des conseils d'administration et rédaction des comptes rendus
- Gestion des élections des représentants des personnels et des parents d'élèves au conseil d'administration
- Organisation matérielle des réunions et instances
- Préparation des dossiers administratifs pour la direction et l'intendance
- Suivi des enquêtes institutionnelles
- Gestion des outils numériques administratifs (Pronote, SIECLE, Op@le, AMFORE, APLYPRO...).

5. Gestion financière et comptable :

- Suivi des commandes et des factures du service administratif
- Participation au suivi budgétaire
- Relations avec les fournisseurs.

                                        Liaison hiérarchique

Poste rattaché au chef d'établissement : secrétariat du directeur.
Poste rattaché au Directeur-adjoint : secrétariat de la FI.

Profil recherché

Compétences techniques : maîtrise de l'outil informatique : traitement de texte, tableur, base de données.

Connaissance de l'organisation d'un établissement de formation professionnelle.

Qualités : rigueur, sens de l'organisation et anticipation, autonomie.

Profil recherché / niveau d'expérience requis : débutant (une expérience préalable auprès d'un service des affaires maritimes serait un plus).

Éléments de candidature