Vos missions

Missions
-Encadrer les trois agents au pôle d'appui aux départements
-Assurer l'assistance des directeurs-trices et adjoints-es : courriers, agendas, montage de réunions (dialogue
social, orientation A+, ...), dossiers de réunion, organigrammes, boîte mail dtecTV ...
-Appuyer l?équipe de direction : secrétariat, préparer et suivre le budget, assister dans les demandes
d'achat et services faits ...
-Planifier les comités de direction (dates) et rédiger les comptes-rendus
-Tenir des tableaux de bord ou veiller à leur renseignement : adhésion aux associations, budget, stagiaires,
congés CODIR ...
-Mettre en forme et diffuser des documents (procédures, ...)
-Organiser et assurer le partage de l?information (serveur, BN), le classement et l?archivage
-Participer à des réunions internes et de réseaux
-Aiguiller les nouveaux arrivants sur les différents outils existants au Cerema
-Administrateur NOVA, ambassadeur Onlyoffice
-Représentant de la direction au CLAS
Liaison hiérarchique
Placé sous l?autorité hiérarchique directe du-de la Directeur-trice de TV, il-elle encadre le pôle d'appui
aux départements. Le-la Directeur-trice Adjoint-e assure également son encadrement fonctionnel au
quotidien.
Il-elle est en relation régulière avec :
En interne au Cerema Territoires et ville :
-l'équipe de direction
-les membres du comité de direction
-la Direction Déléguée aux Ressources de Lyon
-l'ensemble des agents du Cerema Territoires et ville
En externe
-les agents d'autres directions du Cerema (direction général, directions territoriales, directions
techniques)
-les prestataires (traiteurs, agence de voyage...) et les partenaires du Cerema Territoires et ville

Profil recherché

Compétences
Savoir
Parfaite connaissance de l?organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de
ses interlocuteurs privés et publics
Connaissance générale des règles de gestion et contractualisation du secteur public
Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative
Maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel), outils internes au Cerema et des
processus associés à la démarche qualité
Savoir-faire
Capacité à hiérarchiser les informations et les priorités
Capacité d'organisation et management
Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
Capacité d'analyse et de restitution
Aptitude rédactionnelle et relationnelle
Savoir-être
Sens du travail en équipe, aisance relationnelle
Capacité d?écoute et sens de la confidentialité
Rigueur et organisation
Autonomie
Réactivité, dynamisme et discrétion
Diplomatie et empathie
Fiabilité, maîtrise de soi

Éléments de candidature