Vos missions

L’Assistante de département assiste la direction du département ainsi que les chefs de groupe et responsables transversaux et apporte son appui dans le pilotage de leurs activités. Ces missions principales sont :

- Assurer le secrétariat : gérer les agendas de la direction du département, assurer les réservations de salles et équipements, gérer la logistique du département

- Assurer l’intérim de l’assistante du département Mobilité en cas d’absence ponctuelle

- Assurer l’accueil physique, téléphonique, courriers et courriel du secrétariat

- Gérer les demandes d'achats, services faits et factures

- Apporter un soutien lors de la réalisation de journées techniques (réservation salles, suivi des inscriptions etc.)

- Tenir les tableaux de bord de suivi de l’activité du département

- Apporter un appui aux agents réalisant des actes de formation (convocations, évaluations des formations, etc)

-  Assurer le suivi des conventions de recherche au sein du département

-Organiser et assurer le partage de l’information, le classement et l’archivage

-  Assurer le suivi de la satisfaction client par l’envoi des enquêtes de satisfaction

Liaison hiérarchique:

Sous l’autorité du-de la directeur-trice de département et de son adjoint-e, l’assistant-e de département est amené-e à travailler en lien étroit avec la direction du département, les chefs de groupes et responsables de programmes transversaux.

Il-elle travaille également avec les correspondants du secrétariat général et la Mission Stratégie-innovation-territoire de la direction territoriale, ainsi qu’avec le centre de services partagés du Cerema. Il-elle peut être amené-e à assurer un contact de premier niveau avec les clients du Département (renseignements, diriger vers la personne ou le groupe concerné).

Il-elle est amené-e à assurer occasionnellement l’intérim de l’assistant-e du Département Mobilité.

Profil recherché

Savoir:

Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative

Parfaite connaissance de l’organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics

Connaissances générales des règles de gestion et de contractualisation du secteur public

Maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel), des outils internes au Cerema et des processus associés.

Savoir-faire:

Capacité à prioriser

Capacité d’organisation

Capacité d’adaptation aux situations et aux interlocuteurs

Capacité d’analyse et de restitution

Aptitude rédactionnelle et relationnelle

Savoir-être:

Rigueur et fiabilité

Réactivité, dynamisme, discrétion

Capacité d’écoute

Sens des relations humaines

Maîtrise de soi, diplomatie, empathie

Confidentialité

Compétences attendues

Éléments de candidature