Vos missions

Vous êtes rattaché à la cheffe du pôle et appui et travaillez en lien direct avec la direction et les autres chefs de pôle du service central Vigicrues. Vous assurerez des fonctions d'assistance de service et d'assistance administrative.

Assistant(e) de service
- secrétariat particulier de la direction du service central Vigicrues
- assurer la tenue et le suivi de l'agenda de la direction et des instances de direction ;
- gestion des différentes messageries ;
- constituer les dossiers de réunions de la directrice, du directeur adjoint et du CODIR ;
- rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes-rendus, documents administratifs et document de communication (plaquettes, flyers)
- suivre les parapheurs et les courriers adressés à la direction du service ;
- assurer l'accueil téléphonique et physique du service central Vigicrues,
- être en ressource sur les sujets transverses du service ;
- planifier, organiser et apporter un appui dans la préparation des instances du service, notamment le CODIR, les bilatérales chefs de pôle/direction, des réunions plénières du service ;
- assurer la diffusion des informations au niveau de la direction.

Gestionnaire administratif du service :
- organisations des journées métiers et évènementiels du réseau Vigicrues en appui des chefs de pôle (réservation de salle, appui logistique à l'organisation, suivi des inscriptions...)
- chargé(e) de voyage pour le service : gérer les ordres de missions et les états de frais de mission (chorus DT) ;
- gestion de proximité RH des agents du service (suivi des visites médicales, des visites de l'assistante sociale, suivi des grévistes, attribution des badges d'accès, outil de gestion du temps de travail...)
- appui au correspondant hygiène et sécurité du service dans l'exercice de ses missions,
- assurer le relais dans la gestion des moyens matériels du service (prise de commande, réception et gestion des matériels, gestion des véhicules de service, achat et gestion des fournitures, accueil des entreprises...)
- assurer le relais dans la saisie de demandes d'achats et des services faits simples (chorus formulaire)

Profil recherché

Vous souhaitez un emploi directement utile à la population, un métier diversifié, au sein d'un collectif de travail dynamique ? Ce poste est fait pour vous !
Connaissances techniques :
Connaître l'environnement professionnel - niveau pratique
Avoir des compétences en informatique - bureautique - niveau maîtrise
Connaître les techniques et les outils de communication - niveau maîtrise
Savoir utiliser le logiciel de gestion des missions - niveau maîtrise

Savoir-faire :
Savoir s'organiser - niveau maîtrise
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise
Savoir rédiger - niveau maîtrise
Savoir planifier et respecter les délais - niveau maîtrise

Savoir-être :
Sens de l'initiative - niveau maîtrise
Savoir s'adapter - niveau maîtrise
Savoir communiquer - niveau maîtrise
Avoir le sens des relations humaines - niveau expert
Savoir accueillir - niveau maîtrise
Sens de la confidentialité - niveau expert
Etre autonome - niveau maitrise

Éléments de candidature