Vos missions

Il/elle est chargé(e) de :

·        gérer l’agenda et l’accueil téléphonique du chef de service, de son adjointe et le cas échéant des sous-directeurs ;

·        préparer les réunions du service, anticiper et gérer la préparation des dossiers pour les différents rendez-vous ;

·        gérer les aspects logistiques (réservation de salle, réservation de créneaux en visio, bons de commande café/plateaux-repas …) pour le service en lien avec les autres assistants ;

·        prendre en charge l’organisation des déplacements du chef de service et de son adjointe (réservations, ordres de mission, états de frais, Chorus DT…) et la préparation des dossiers de déplacement ;

·        prendre en charge les déplacements (réservations, ordres de mission, états de frais, Chorus DT…) et la préparation des dossiers de déplacement pour une partie du service en lien avec les autres assistants du pôle ;

·        assurer le suivi du circuit des parapheurs et gérer les signatures dématérialisées du chef de service, de son adjointe et le cas échéant des sous-directeurs/chef de mission ;

·        assurer le suivi des commandes transversales ;

·        mettre en forme les courriers et assurer la mise à jour des modèles de courrier ;

·        gérer le courrier papier et électronique ainsi que l’archivage des dossiers sur le réseau informatique partagé ; assurer le suivi et l’enregistrement des questions écrites parlementaires ;

·        tenir à jour le fichier de contacts institutionnels ;

·        gérer les commandes de matériels ;

·        créer et suivre dans SOLON des textes réglementaires en tant que de besoin (une formation peut être dispensée) ;

·        assurer les suppléances avec les autres secrétaires du pôle sur l’ensemble des missions.

 

Liaison hiérarchique :

Le ou la titulaire est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef de service et de son adjointe.  

Profil recherché

Savoir-faire :

·        Très bonne maîtrise des outils informatiques : messagerie, pack office, outils de visio-conférence (Lifesize, Zoom, Webconférence...).

·        Bonne expression orale

·        Capacités rédactionnelles

·        La maîtrise des outils de type ChorusDT est appréciée (SOLON serait un plus) ; le cas échéant l’apprentissage peut se faire par compagnonnage ou formation dédiée

 

Savoir-être :

·        Très bonne capacité d’anticipation

·        Rigueur et sens de l’organisation et des priorités

·        Très bon relationnel, diplomatie

·        Esprit d’équipe

·        Discrétion

·        Dynamisme

Compétences attendues

Vacation - Assistant(e) de direction auprès du service des espaces maritimes et littoraux

Éléments de candidature