Vos missions

Vous serez en charge du Secrétariat et de l'assistance du chef du CIGT:
Gestion de l'agenda, organisation de réunion, gestion du courrier, relais des districts distants pour signature, préparation des fonds de dossier, suivi des affaires et classement. Vous assurerez également l'intérim des autres assistantes.
D?un point de vue comptable, il vous sera demandé de préparer et suivre les commandes
sous GDIR, suivre la liquidation des commandes sur et hors marché, le suivi des services faits, la correspondance avec les entreprises et la gestion des documents à joindre dans CHORUS
lors des demandes d'achats et mises en paiement

D'un point de vue gestion RH, il vous sera demandé de gérer les dossiers du personnel, saisir les éléments variables de la paie sous RENOIRH et gérer les suivis des frais de
déplacement des agents avec Chorus DT

Vous assurerez également des missions support pour le site des 4Cantons  comme la réception, le tri et la diffusion du courrier, la gestion de la boite de messagerie de l'unité et de l'AGR, l'accueil téléphonique ainsi que le suivi du courrier signalé. La gestion du kilométrage des véhicules est également demandée.
Il vous sera également demandé des tâches administratives pour le compte de l'AGR comme la diffusion du planning d'astreinte cadre et la mise à jour de la valise de permanence, la gestion des déplacements des cadres de l'AGR ainsi que la commande de billets de train.

Profil recherché

Vous êtes rigoureux(se), discret(ète) et réactif(ve), doté·e(e) d'un excellent sens de l'organisation. Vous savez anticiper les besoins, gérer les imprévus avec calme et faire preuve de polyvalence.

Autonome, vous savez gérer vos priorités ; vous êtes à l'aise dans un rôle de coordination, capable de gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Vous possédez des qualités rédactionnelles, et vous maîtrisez les outils bureautiques et les moyens de communication actuels.

Vous savez travailler en équipe, votre sens de la confidentialité et votre diplomatie sont des atouts essentiels pour ce poste.

Une expérience sur des fonctions similaires est un atout.

Éléments de candidature