Vos missions

Vous assisterez le sous-directeur dans l'exercice de ses missions. Vous apporterez également votre appui auprès des agents de la sous-direction pour le suivi du courrier, l'organisation des missions et des réunions, le montage de dossiers.

Activités principales :
1) suivi de procédures collectives à la sous-direction
- accueil nouveaux arrivants et gestion des départs (fiches CESAC) ;
- mise à jour de la liste des agents
- appui pour la gestion de l'archivage

2) assistance au sous-directeur et à ses deux adjoints
- accueil physique et téléphonique
- gestion des agendas, des prises de rendez-vous
- gestion des courriers entrants et sortants

3) gestion des ressources matérielles de la sous-direction :
- gestion des fournitures de bureau
- gestion des ordres de missions et des états de frais des agents de la sous-direction

4) appui à l'organisation de réunions et au montage de dossiers
- assistance à la préparation et à l'organisation de réunions (gestion des badges et accueil visiteurs)
- appui logistique (commande pauses café, préparation chevalets, réservation de salles ...)
- assistance pour le montage de dossiers (notamment dialogue de gestion) : impression de documents

5) participation au groupe des assistantes du service
- participation aux réunions du groupe
- implication dans des chantiers transverses
- participation à l'intérim de l'assistante de direction du service pendant ses congés (environ 10 jours par an)

Le poste est rattaché directement au sous-directeur.

La sous-direction est constituée de :
-     quatre bureaux en charge des services déconcentrés, des tutelles des opérateurs, des établissements d'enseignement supérieur, de l'évolution des services et de la simplification
-     deux pôles en charge du conseil en organisation et stratégie, et de l'analyse et du traitement de données.

Vous travaillerez en étroite relation avec les autres entités du service (délégation au coaching et à l'accompagnement du changement, sous-direction de l'innovation pour les transitions), et vous pourrez être amené(e) à assurer de temps en temps l'intérim de l'assistante de direction du service.

Vous serez en contact régulier avec les services déconcentrés, les opérateurs et les administrations centrales du pôle ministériel.

Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement de la sous-direction.

Profil recherché

Vous êtes fonctionnaire, vous souhaitez travailler au sein d'une équipe dynamique, dans un environnement stimulant, au coeur des enjeux de transformation du pôle ministériel.

Compétences techniques :
-     Maîtrise des outils bureautiques et informatiques ou formations possibles pour les outils spécifiques du ministère : suite Office, CESAC, CHORUS DT, P2R (réservation des salles de réunions), outils de visioconférence.

Compétences transversales :
-     Rigueur, réactivité, sens de l'anticipation et de l'organisation ;
-     Connaissance du pôle ministériel et de son organisation.

Compétences relationnelles :
-     Accueillir, écouter et communiquer avec amabilité, courtoisie et diplomatie ;
-     Savoir hiérarchiser l'importance des informations ;
-     Savoir s'adapter aux situations et aux interlocuteurs ;
-     Qualités relationnelles, discrétion.

Éléments de candidature