Vos missions

MISSIONS PRINCIPALES :

A partir de directives générales sur les tâches à accomplir (et en particulier les modes opératoires liés au sous-processus « Instruire attribuer et verser une aide »), il.elle réalise et contrôle des travaux exigeant un savoir-faire ou la mise en œuvre de techniques particulières.

ACTIVITES PRINCIPALES :

Sur la partie support et logistique :

Gérer le parc automobile de la délégation, les commandes de fournitures et de consommables ;
Assister la cheffe de service dans le suivi du tableau PAPRIPACT (Programme Annuel de Prévention des Risques et d’Amélioration des Conditions de Travail) ;
Informer les nouveaux agents (nouvel embauché, CDD, apprentis...) des consignes générales relatives à la prévention des risques d’incendie, à l’emplacement des registres SST, les accès au bâtiment (remise des badges, bip…) ;
Créer les comptes d’accès TSA pour les demandeurs d’aides ;
Signaler aux syndicats des co-propriétaires et suivre les incidents de 1er niveau liés au bâtiment ;
Gérer les affectations de clés et pass au bâtiment ;
Assurer la suppléance du secrétariat de la Délégation en cas d’absence prolongée pour des tâches particulières (accueil, courriers, attribution de véhicules…)
Sur la partie gestion des aides décidées :

Assurer le suivi des échéances des conventions et informer les chargés d’interventions ainsi que les Assistantes Administratives concernées ;
Proposer des avenants de prorogations à la cheffe de service ;
Réaliser par courrier et contacts téléphoniques, les relances pour les conventions arrivant à échéance et pour les demandes de 1er versement ;
Apporter un appui dans la préparation des propositions de paiements sur les dossiers dits « simples » (dossiers fléchés vers des contrôle standards ou allégés dans le plan de contrôle ;

Profil recherché

Connaissances :

 Maîtrise courante des logiciels de bureautique 

Compétences :

Organiser son travail pour réaliser des tâches diversifiées et en utilisant un petit nombre d’outils, et en distinguant l’urgent et l’important.
Exposer clairement plusieurs idées ou faits à une personne.
Juger de l’exactitude des éléments à disposition sur des dossiers administratifs simples.
Être capable de travailler en équipe.
Sens relationnel.

Compétences attendues