Vos missions

Finalités du poste :
La ou le gestionnaire administratif·ve et financier·ère du LAET  accompagne la direction du laboratoire et les personnels de recherche dans leurs démarches administratives, contractuelles et d’engagement de dépenses pour la réalisation de leur activité de recherche et assure la relation entre le laboratoire et les services correspondant de l’établissement, ainsi qu’avec les services des autres tutelles du laboratoire. Elle ou il assure une interface essentielle entre le laboratoire et l’ensemble des services de l’établissement, des autres tutelles du laboratoire, ou des partenaires extérieurs.

Missions principales 

Gestion administrative des personnels de recherche :
- Gestion administrative des chercheurs et du personnel associé.
- Préparation, contrôle et transmission des documents nécessaires aux recrutements au niveau national.
- Préparation, contrôle et transmission de l’ensemble des documents administratifs nécessaires au recrutement de personnels internationaux.
- Collaboration avec les services RH, formation, et partenaires institutionnels.
- Collecte et remontée des données pour l’élaboration des indicateurs des faits marquants de l’unité.
- Veille sur la bonne circulation de l’information, concernant en particulier les procédures administratives et financières à suivre.

Organisation des missions et déplacements :
- Organisation des missions en France et à l’étranger.
- Constitution et suivi des dossiers d’état de frais jusqu’à leur validation.
- Conseil auprès des personnels sur les procédures et barèmes en vigueur.

Gestion comptable et financière :
- Suivi global des actes comptables.
- Collaboration avec les services dédiés aux projets pour le suivi des budgets et des conventions.
- Préparation et suivi de l’exécution financière des projets de recherche.
- Recueil de données financières nécessaires à l’élaboration du budget global du laboratoire et contribuer à son suivi.
- Suivi de la bonne exécution des budgets.

Pilotage et tableaux de bord :
- Mise à jour les outils de suivi comptable et budgétaire de l’Unité.
- Production, consolidation et mise à jour des tableaux de bord.
- Assistance auprès de la direction de l’UMR et le ou la responsable de site du laboratoire pour la définition et la mise en œuvre des orientations de l’UMR en matière administrative, financière et budgétaire.
- Participation aux réunions de gestion, reporting et alerte dans le champ des missions confiées pour accompagner les processus d’amélioration continue.

Liaisons fonctionnelles :
- Relai entre la direction de l’UMR et le ou la responsable de site du laboratoire à l’ENTPE, les chercheurs de l’unité pour leur activité administrative et budgétaire et les services support de l’établissement et des autres tutelles du laboratoire.

- Collaboration avec l’ensemble des personnels de l’Unité.

-Collaboration avec les gestionnaires des projets hors École

Profil recherché

Compétences  et qualités professionnelles attendues sur le poste : 

Savoirs (connaissances)

- Organisation des services de l’école et des autres tutelles du laboratoire.

- Connaissance des principales procédures de gestion administrative.

- Connaissance des dispositions usuelles de commande publique et de gestion comptable et financière.

- Maitrise des outils de bureautique classique.

- Gestion de projets et processus.

Savoir – faire

- Capacité d’initiative et d’anticipation, aptitude à gérer les priorités.

- Élaborer des tableaux de bord et interpréter des données chiffrées.

- Prioriser, planifier et respecter les délais.

- Communiquer efficacement avec divers interlocuteurs (chercheurs, services administratifs, partenaires).

Savoir – être

- Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité.

- Réactivité, autonomie, discrétion professionnelle.

- Esprit d’équipe et sens du service.

- Diplomatie et pédagogie, notamment pour accompagner des personnels internationaux.

Compétences attendues

Éléments de candidature