Vos missions

Au sein de la sous-direction, vous serez chargé(e) d'assister la sous-directrice, son adjoint et l'ensemble des agents.
A cette fin, vous prendrez connaissance des dossiers traités pour orienter ses interlocuteurs et assister efficacement les agents.

Vos missions permanentes seront principalement les suivantes :
   - Gestion du courrier, des notes, gestion des échéances de production et des outils de suivi correspondants, appui rédactionnel aux équipes notamment pour une partie des courriers
   - Création et gestion d'une base de données des contacts de la sous-direction
   - Organisation des réunions en présentiel et par visioconférence
   - Accueil téléphonique et/ou physique
   - Gestion des agendas et filtrage téléphonique de la sous-directrice et de son adjoint
   - Saisie et suivi des textes produits par la sous-direction (IF) dans l'application SOLON
   - Organisation des déplacements de la sous-directrice et de son adjoint
   - Commande des fournitures
   - Missions occasionnelles : suppléer l'absence de l'assistante de la sous-direction des services ferroviaires.

Vous serez placé(e) sous la responsabilité directe de la sous-directrice.

Profil recherché

Nous sommes à la recherche d'un(e) assistant(e) expérimenté(e), particulièrement rompu(e) à la gestion d'agendas complexes et aux contacts multiples, le cas échéant avec des interlocuteurs de haut niveau, et de façon plus générale aux missions mentionnées ci-avant.

Il est attendu des postulant(e)s de la discrétion, de la rigueur, de l'autonomie, de la réactivité et le sens des priorités. une grande aisance avec les outils numériques est également nécessaire, qu'il s'agisse de la bureautique notamment la gestion de bases de données sous Excel, ou des progiciels de gestion des courriers.

La maîtrise du logiciel SOLON (Système d'Organisation en Ligne des Opérations Normatives) utilisé pour la création des textes législatifs et réglementaires est indispensable. A défaut, cette compétence devra être acquise rapidement grâce aux formations proposées par le ministère.

Enfin, les postulants devront également disposes de bonnes qualités rédactionnelles et d'une bonne communication orale.

Éléments de candidature