Vos missions

Vous serez une personne ressource pour le direction de l'ENM, la direction des Etudes (DE) et la direction de l'Enseignement et de la pédagogie (ENS) . Elle est membre de l'équipe Pole d'appui à la recherche et à l'enseignement (PARE)(voir « Qui sommes-nous ? » ci-dessous).
L'ENM accueillant 400 élèves, 400 vacataires et enseignants, vous jouerez un rôle opérationnel dans l'organisation des moyens, la bonne gestion des ressources, la planification des évènements importants, le déroulement des instances de gouvernance (Conseil de Perfectionnement, CODIR).

Dans ce contexte, vos missions seront les suivantes:

• Assurer l'accueil du public et des invités, et les guider dans les locaux ;
• Expédier/Réceptionner colis et courrier et veiller à leur distribution interne ENM ;
• Rédiger les décisions, certificats administratifs, compte-rendu de réunion, procès verbaux de jury, lettres...,les référencer et les archiver ;
• Préparer les bons de commandes des dépenses ENM : adhésion, cotisations ; inscription colloque, frais de bouche ;
• Participer à l'organisation des évènements importants de l'école : rentrée scolaire, remise des diplômes, séminaires annuels, Conseil de Perfectionnement, journées portes ouvertes ;
• Assister l'Adjointe d'exploitation pour la logistique : approvisionnements, achat de consommables, rédaction de tickets pour les réparations et travaux;
• Assister l'Adjointe d'exploitation pour la gestion du budget et contribuer à la collecte des éléments de comptabilité analytique de l'ENM;
• Participer aux opérations de gestion des personnels (notamment nouveaux arrivants) de la DESR;
• Administrer les bases PEGASE et les dossiers des vacataires, des personnels CNRM et ENM entrants, et des stagiaires...
• Faciliter le processus Recherche et Formation initiale en soutenant les activités d'aide à la décision.

Au cœur des missions d'enseignement supérieur, vous participerez à la réussite des élèves tout au long de leur parcours académique, et serez amené à développer une large palette de compétences : gestion administrative et budgétaire, achats, logistique, gestion du personnel, organisation d'évènements, communication interne...

Profil recherché

Une formation de niveau BAC est souhaitée ainsi qu’une expérience confirmée sur un poste similaire.

Pour occuper ce poste, vous mobiliserez les compétences suivantes :

•Savoirs faire attendus

Vous maîtrisez les outils bureautiques, budgétaires et comptables.

Vous savez appliquer les techniques d'accueil téléphonique et les principes et méthodes de la comptabilité.

Vous maitrisez l'anglais et savez rédiger.

•Savoirs être appréciés

Vous savez gérer et organiser vos tâches variées et prioriser vos activités.

Vous faites preuve de diplomatie et de calme pour faire face à des périodes d'activité intense.

Vous savez accueillir des publics variés (étudiants, enseignants, chercheurs, ouvriers, fournisseurs) et savez échanger avec eux dans un esprit de service et de bienveillance.

Vous êtes réactif(ve) et avez le sens du travail en équipe et de l'initiative.

Enfin, vous êtes reconnu(e) pour votre discrétion.

Évidemment, ce profil parfait n'existe pas dans la vraie vie, alors si vous vous êtes un minimum reconnu(e) dans ce descriptif sans pour autant cocher toutes les cases, contactez-nous.

Éléments de candidature