Vos missions

L'assistant.e cadre assiste le Directeur délégué du site de Toulouse sur l'ensemble de sa mission de gestion du site sur les sujets suivants :

- Expression des besoins du site en matière budgétaire et suivi budgétaire sur l'année
- Expression des besoins en matière d'achats (rapports de présentation et demandes d'achat -DA - pour le Site, saisies de certaines demandes d'achat pour le compte du département ESSOP-Environnement, Sécurité des Systèmes et des Opérations, Planification)
- Décision de l'engagement d'une dépense, et des Constations des Services Faits (CSF) dans le respect de l'enveloppe allouée
- Validation métier (états de frais, constatation services faits) pour le site
- Accueil physique et téléphonique sur le site, gestion du courrier à l'arrivée et au départ du site
- Organisation et pilotage des réunions de coordination site
- Participation au soutien logistique du site :
oSuivi de l'état des marchés,
oDemandes d'établissement de devis,
oInterface et coordination avec les parties prenantes de la logistique du site (prestataires gérés par le STAC, SIR-SUD, DTI),
oInterface avec l'assistant.e de prévention du site,
oGestion des stocks et des fournitures.
- Participation éventuelle à la préparation de dossiers particuliers liés au site.

Après une période d'apprentissage, et en fonction de son plan de charge effectif, le/la candidat.e pourra éventuellement être amené.e à intervenir également pour le département ASID (administration, systèmes d'information et diffusion) sur un ou plusieurs sujets suivants :

- Vérifications sur l'usage des cartes achats (OF, dossier de justification, ...)
- P212 : DA/CSF des prestations sur budget militaire
- P203 : DA/CSF des prestations sur budget général
- Titres de recettes : propositions de titre, suivi paiements, tableau de bord

Profil recherché

Conditions et contraintes de service :
La fonction d'accueil et de soutien logistique nécessite un taux important de présence physique sur le site.
D'autres fonctions sont partiellement télétravaillables.

-Compétences requises :
oCapacité à comprendre, à haut niveau, et à retranscrire les prescriptions techniques liées à la gestion logistique du site.
oConnaissance générale des règles de passation de marchés/bons de commande.
oConnaissances en gestion (compréhension et lecture de devis, établissement des demandes d?achat incluant la rédaction des rapports de présentation, suivi facturation, suivi paiement, constatation et établissement des services faits, etc).
oCapacité à lire et suivre un budget, idéalement capacité à établir un budget.
oCapacité à animer une réunion (établissement de l'ordre du jour, conduite de la réunion, réalisation du compte-rendu).
oBon relationnel, aisance dans la communication écrite et orale.
oCapacité à interagir et se coordonner avec le SIRGP Finances.
oCapacité à interagir et coordonner les interventions des nombreux acteurs techniques intervenant sur le site dans les nombreux domaines de support requis.
oIdéalement, connaissances en matière de règlementation de la sécurité au travail.

-Maitrise des outils bureautiques standard (Microsoft Word, Excel, PowerPoint, etc)
Maitrise des applications et systèmes informatiques du service (réseau informatique, SIF-Formulaire, Chorus-formulaire)

Éléments de candidature