Vos missions

   - réaliser le secrétariat du service en équipe
   - prendre en charge des tâches transversales du service

Le titulaire du poste assure notamment, en binôme, les missions suivantes  :
   - secrétariat du chef de service, de son adjoint, des chefs d unités et des responsables de missions
   - assure le traitement des courriers « arrivée » et « départ » conformément à la fiche procédure du secrétariat
   - propose un soutien pour l organisation des réunions (dont les audio et visioconférences)
   - si besoin, traitement de texte (frappe, mise en forme)
   - assure la mise à jour des outils numériques du service (tableau congés, modèles courriers)
   - aides diverses au service : suivi de BALU, réservation de véhicules, saisie Casper, ...
   - gestion matériels :
       * assure le renouvellement du papier et des toners pour l imprimante,
       * gère un stock de fournitures à disposition des agents,
       * gère la distribution et le suivi des tickets RTM,
       * aide à la gestion des agendas de la direction du service (et de certains chefs d unités),
       * aide les agents à archiver ou à stocker leurs dossiers (papier et numériques).
   - organisation : participent aux réunion de l unité UG2A et proposent en tant que de besoin des évolutions dans l organisation de l unité en lien avec les autres unités

En suppléance : gestionnaire et assistance des frais de déplacement des agents du services sous Chorus DT
   - suivi de la consommation des enveloppes dédiées aux frais de déplacement (BOP 113, 135, 181 et 354)
   - suivi de la consommation de la carte achat du 354 et de la carte du 113

La polyvalence et la participation à des taches d intérêt général nécessaires au bon fonctionnement du service est essentielle.

Liaison hiérarchique :
Travail en équipe
Sous la responsabilité hiérarchique du chef d unité

Relations internes et externes
Toute personne de l'administration, usagers, associations, élus, cherchant à contacter le service ou partenaire de la DREAL sur les sujets Biodiversité, Eau, Paysages.

Profil recherché

Compétences techniques :
Maîtrise des différents outils informatiques et bureautiques
(notamment suite bureautique Microsoft Office, suite bureautique Open Office, logiciel de gestion du temps de travail, Internet, ...)

Compétences transversales :
Rigueur, méthode, sens de l'organisation, appréhension des enjeux et des priorités du service

Compétences relationnelles :
Sens du travail en équipe et des relations humaines ;
Discrétion ;
Animation, bons contacts entre les services, information et convivialité
Solidarité

Formation continue

Une expérience antérieure en secrétariat serait bienvenue