Vos missions

Sous l’autorité directe du·de la directeur·rice de département et en lien avec lui·elle : assiste l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne de son travail.

Missions principales :
Gestion du secrétariat de la direction du département :
• Accueil, information et orientation des visiteurs,
• Traitement du courrier : réception, enregistrement, mise en signature et diffusion,
• Traitement et classement des documents reçus et produits,
• Gestion logistique des réunions, séminaires et conférences,
• Tenue des agendas.

 Gestion financière :
• Organiser les missions (établir les OM et les états de frais des personnes de la direction),
• Gérer les achats de la direction du département,
• Réaliser des tableaux de bord et suivi du budget,
• Collaborer aux points budgétaires réguliers.

 Gestion des RH :
• Montage et suivi des dossiers administratifs de recrutements des non permanents et stagiaires,
• Accompagnement administratif des personnels non-permanents et des stagiaires recrutés.

Communication :
• Assurer la mise à jour régulière du site web du département et des
réseaux sociaux.

Missions complémentaires :
• Apporter un soutien aux référents indicateurs pour assurer le suivi des indicateurs d’activité du département,
• Participer à la continuité de service des assistantes COSYS sur tous les campus.

Profil recherché

Savoir :
• Connaissance de l’environnement professionnel et des techniques du domaine
• Connaissances en gestion financière et ressources humaines
• Notions en Anglais appréciées

 

Savoir faire :
• Application des règles d’usages et des procédures administratives
• Gestion des priorités
• Mise en place les procédures
• Maîtrise des outils bureautiques courants
• Utilisation des outils informatiques spécialisés

 

Savoir être :
• Qualités relationnelles, capacité à travailler en équipe
• Respecter les règles de discrétion et de confidentialité
• Capacité à adapter son langage aux divers interlocuteurs
• Rigueur, sens de l’anticipation et de l’initiative

Compétences attendues

ASSISTANT·E A LA DIRECTION DU DEPARTEMENT COMPOSANTS ET SYSTEMES (COSYS) – F/H

Éléments de candidature