Vos missions

Description des missions du/de responsable du secrétariat de direction

Le/la responsable du secrétariat de direction a pour objectif de coordonner l'ensemble des tâches d’appui à la Direction, d'assurer la cohésion du collectif de travail afin de permettra une gestion fluide du quotidien et des dossiers de la direction de l’établissement.

Il s’agit d’une création de poste.

La Direction est composée du Directeur, de la Directrice Adjointe et d’agents au sein d’un secrétariat de direction constitué de.du le/la responsable et d’une assistante de direction. Le/la responsable du secrétariat de direction est amenée à travailler avec le secrétariat du siège de Rochefort.

Conduire l'ensemble des fonctions transversales du secrétariat de direction 
· Superviser l'organisation de l’agenda du Directeur et des liens avec la Directrice adjointe ;
· Organiser les déplacements du directeur ;
· Contrôler le respect du protocole et gérer la fonction de représentation de la Direction ;
· Contrôler la gestion et le traitement du courrier de la Direction et suivre les réponses auprès des acteurs internes et des partenaires externes ;
· Gérer le traitement des parapheurs physiques ou dématérialisés et viser les parapheurs ;
· Contribuer à l'organisation des visites officielles des ministres/secrétaires d’Etat, des autorités de l’Etat et des directions générales partenaires de l’Etablissement sur les sites du Conservatoire du littoral.

Organiser et suivre les instances de gouvernance :
·  Appuyer la préparation des Conseils d’administration en lien avec l’unité d’administration générale du secrétariat général basée au siège de Rochefort.
·  Préparer et s’assurer du bon déroulement des Conseils de rivages en lien avec les délégué(e)s de rivages ou leur adjoint.

Organiser le secrétariat des instances internes de pilotage
·Programmer et préparer les réunions et ordres du jour des instances internes suivantes :
- les Comités de direction en lien avec les directions métiers concernées
- les Réunions de coordinations en lien avec les directions métiers et les délégations de rivages.
·  Transmettre les convocations et dossiers dans le respect des délais prévus,
·  Rédiger et diffuser les comptes rendus.

Participer à l’organisation du calendrier des instances de dialogue social en lien avec le secrétariat général :
·   Contribuer au respect des délais d’envoi des convocations et des documents associés en faisant respecter le rétro planning des instances : production des documents - visa SG - validation Direction.

Participer à la coordination des relations institutionnelles de l'Etablissement :
· Répondre aux sollicitations des cabinets ministériels et de la tutelle et suivi des réponses internes (courriers signalés, opportunités de déplacement, réponse aux invitations) ;
· Suivre les relations avec les autres acteurs institutionnels de l'Etablissement (services de l’Etat, établissements publics nationaux, agence associations, 

Profil recherché

Aptitudes et compétences requises

 ·          Organisation, rigueur et méthode 

·          Bonne expression orale et écrite 

·          Aisance relationnelle et sens du travail en équipe 

·          Capacités d’initiative, d’anticipation et de gestion des priorités 

·          Expérience similaire appréciée 

·          Maîtrise de l’environnement bureautique et des outils informatiques et de communication

·          Connaissance des administrations (services de l'Etat, des collectivités territoriales...) 

·          Capacité d’adaptation aux méthodes de travail propre au poste et à l‘établissement

·          Discrétion eu égard aux missions du cabinet de direction

 Caractéristiques du poste

 Poste à temps complet ouvert aux agents de catégorie B expérimentés, accessible :

·        Aux fonctionnaires en position normale d’activité (ou détachement sur corps (5 ans) ou détachement sur contrat sous conditions (3 ans)),

·        Aux agents contractuels de droit public bénéficiant déjà du quasi statut de l’environnement (décret n°2016-1697 – contrat à durée indéterminée),

·        Aux candidats non fonctionnaires et ne relevant pas du quasi-statut (contrat à durée indéterminée - sous condition de diplôme)

 La politique des ressources humaines du Conservatoire du littoral vise à garantir un recrutement respectueux des principes de non-discrimination et de diversité. Ainsi, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi.

 Télétravail possible dans le cadre du règlement en vigueur (après 3 mois de prise de poste).

 Lieu d’affectation et date de prise de fonction

 Le poste est à pourvoir à compter du 1er novembre 2024.

Il est localisé à Paris – 4 Place Denfert-Rochereau dans le 14e arrondissement.

 Renseignements et dépôt des candidatures

 Les dossiers de candidature (CV + lettre de motivation) sont à faire parvenir au plus tard le 9 octobre 2024 sur la plateforme dédiée du site internet du Conservatoire du littoral  : www.conservatoire-du-littoral.fr - Rubrique offres d’emploi.

Les fonctionnaires doivent également joindre au dossier leur dernier arrêté de situation administrative.

 Renseignements sur le poste (pas de dépôt de candidature à ces adresses)

 ·  Fanny Mehlem, adjointe au secrétaire général et responsable du service ressources humaines et du cadre de vie

f.mehlem@conservatoire-du-littoral.fr

 ·  Philippe Van De Maele, directeur du Conservatoire du littoral

p.vandemaele@conservatoire-du-littoral.fr

Compétences attendues

Éléments de candidature